Warum Loyalität beim Teile-Einkauf dich Geld kostet

Wieso Treue beim Lieferanten teuer wird

Als freier Händler mit Werkstatt kaufst du jeden Tag Ersatzteile ein, oft kommen die Touren sogar mehrfach am Tag. Und meistens hast du einen Lieferanten, mit dem alles gut läuft. Die liefern schnell, du verstehst dich gut und du bist einfach kein Typ, der ständig Preise vergleicht. Neulich hat mir einer in seiner Werkstatt genau das gesagt: Er bestellt immer beim selben Lieferanten, weil es gut funktioniert und er geht davon aus, dass er dafür gut behandelt wird.

Das Problem: Genauso läuft es leider auch bei anderen Verträgen in Deutschland. Wer seit 30 Jahren beim selben Handyanbieter ist, glaubt, das beste Angebot zu bekommen, bekommt es aber nicht. Erst wer kündigt, wird plötzlich angerufen und bekommt auf einmal ein Angebot für ein Drittel des Preises. Ich hatte das kürzlich selbst mit einer Video-Software für eine Agentur. Wir haben lange rund 90 Euro im Monat gezahlt. Nach dreimal "ich möchte kündigen" im Chatbot zahle ich jetzt noch 22 Euro. 60 Euro gespart, einfach so.

Was am Ende wirklich zusammenkommt

Bei dir sorgt genau dieses Vertrauen, das an sich ja löblich ist, dafür, dass du massiv Geld verschenkst. Und mit massiv meine ich schnell auch mal fünfstellig. Rechne es dir durch. Sagen wir, du hast einen Teile-Einkauf von 250.000 Euro im Jahr. Wenn du wie viele Kollegen mit deinem Außendienstler in den Austausch gehst und sauber verhandelst, sparst du vielleicht 10 Prozent. Bei einer einzelnen Bremsscheibe klingt das nach nichts, aufs Jahr und auf alle Teile hochgerechnet ist das eine richtig große Summe.

Davon kannst du eine Teilzeitkraft bezahlen, bessere Fahrzeuge einkaufen oder das Geld einfach anders einsetzen. Gerade in Zeiten, in denen Zinsen teuer sind und du gutes Personal schwer findest, ist es doch stark, wenn du an dieser Stelle Budget freimachst und es da reinsteckst, wo es wirklich weh tut.

Der Denkfehler mit dem gefühlten Preiswissen

Der zweite Punkt, den ich oft erlebe: Viele haben drei bis fünf Lieferanten und glauben trotzdem genau zu wissen, was wo kostet. Der Satz, den ich ständig höre, lautet: "Ich muss nicht vergleichen, ich weiß ja, was ich wo zahle." Du hast bestimmte Marken in der Werkstatt und wenn du eine Bremse oder Zahnriemen mit Wasserpumpe machst, sagst du dir, das hast du letzte Woche schon angefragt.

Aber hast du die Preise auch mal nachverhandelt, wenigstens einmal im Quartal? Ich kenne jemanden, bei dem jeden Montag der Außendienstler kommt. Der nimmt sich stichprobenartig eine Teilenummer, vergleicht und sagt dann: Hier zahle ich woanders deutlich weniger, was kannst du machen? Das ist im ersten Moment unangenehm, aber unternehmerisch klug. Denn der Gewinn liegt im Einkauf. Deine Verkaufspreise stehen mehr oder weniger fest, weil deine Kunden ja auch vergleichen.

Du bist der Einzige in der Kette, der es nicht macht

Deine Kunden vergleichen. Der Außendienstler weiß genau, was die anderen Lieferanten aufrufen. Alle in der Kette sind wach, nur du machst es nicht. Und dem Außendienstler ist das nicht mal vorzuwerfen, das ist sein Job. Solange du zufrieden bist und sagst, läuft doch alles super, wird er dir von sich aus keine 3 Euro Rabatt anbieten. Am Monatsende wird er sonst gefragt, warum er die Preise gedrückt hat. Er schießt sich damit selbst ins Knie.

Heißt für dich: Wenn du nicht vergleichst, bist du der Einzige, der einen Schaden davonträgt. Und gerade wenn schwierigere Zeiten kommen, wenn du dringend Mitarbeiter suchst oder eine Kampagne fahren musst, die Geld kostet, ist es Gold wert, wenn du an anderer Stelle Budget übrig hast.

Warum Vergleichen im Alltag scheitert

Der eigentliche Grund, warum es liegen bleibt, ist der Aufwand. Du gehst erst auf Parts-Link, suchst die Originalteilenummer raus, loggst dich bei jedem Lieferanten ein, suchst die Nummer, schaust den Preis, schreibst ihn auf. Das kannst du machen, aber es ist mühsam. Am Ende bist du abends kaputt und sagst dir, komm, die 20 Euro sind mir jetzt egal. Oder du nimmst den Laptop mit nach Hause und suchst das dort raus.

Und wenn es besonders stressig wird, wenn Urlaubszeit ist oder jemand krank, dann vergleichst du schon gar nicht mehr. Genau in dem Moment, in dem die Werkstatt voll und du unterbesetzt bist, verschenkst du am meisten. Das ist das eigentliche Problem, nicht der fehlende Wille, sondern ein Prozess, der bei Stress als Erstes wegbricht.

So machst du aus einer halben Stunde 20 Sekunden

Genau dieser Fall lässt sich sehr gut automatisieren. Du hast bei jedem Lieferanten im Grunde eine große Excel-Liste mit Teilenummern und deinen individuellen Preisen. Für ein einfaches Programm, oft brauchst du dafür nicht mal KI, ist es leicht, eine Originalteilenummer zu nehmen und dir zu zeigen, welche Nummer das beim jeweiligen Lieferanten ist und was du dort zahlst. Und zwar mit deinen verhandelten Preisen, nicht mit irgendwelchen Listenpreisen.

Damit wird aus einer halben Stunde im Stress, in der du fünfmal unterbrochen wirst, schnell eine Sache von 20 Sekunden. Du gibst eine Nummer ein und bekommst deine Preise angezeigt, wie eine kleine interne Suchmaschine. Nicht bei fremden Anbietern, bei denen du nicht weißt, ob Lieferung, Qualität und Reklamation passen, sondern bei deinen bestehenden Lieferanten, mit denen du sowieso arbeitest und die viele in deiner Region nutzen.

Es geht nicht darum, jemanden zu knechten

Wichtig ist der Gedanke dahinter. Eine Bremse von Bosch ist dasselbe Produkt, egal wo du sie bestellst und morgen früh liegt sie so oder so bei dir. Wenn du bei einem Lieferanten 15 oder 20 Prozent mehr zahlst als woanders, ist das viel. Es geht nicht darum, ihn auf null zu drücken. Wenn die Zusammenarbeit gut läuft und du loyal sein willst, sind auch 5 Prozent mehr als anderswo völlig fair. Darüber kann man reden.

Das Prinzip zieht sich durch den ganzen Betrieb. Ich habe früher selbst acht Jahre im Autohaus gearbeitet, in Werkstatt, Lager und Verkauf. Wenn ein Kunde eine Anhängerkupplung wollte, habe ich verglichen, weil derselbe Aufbau bei einem anderen Lieferanten oft deutlich günstiger war und trotzdem sauber zugelassen und montiert. Wer nicht vergleicht, gibt seine eigene Marge weg.

Wie das bei dir aussehen kann

So ein System rechnet sich in der Regel ab dem ersten Monat. Es wird intern für dich gebaut, damit du, dein Meister oder deine Serviceberatung beim Erstellen von Angeboten, Aufträgen und Kostenvoranschlägen den Einkauf viel einfacher vergleichen könnt. Das spart im Lager und im Einkauf spürbar Geld und bringt dir mehr Marge.

Deine konkreten Preise musst du mir dabei nicht nennen. Ich baue nur die Struktur und deine Preislisten importierst du selbst, das geht sehr einfach. Wenn dich das interessiert, meld dich über meine Webseite per Formular oder ruf einfach an. Dann schauen wir uns das in etwa 20 Minuten kostenlos gemeinsam an und sehen, ob es für dich passt. Die eine Sache, die du aus diesem Thema mitnehmen solltest: Vergleiche deine Preise, auch wenn du loyal bist. Du schadest damit weder dir noch dem Außendienstler noch dem Lieferanten. Wenn du es nicht machst, bist du am Ende der Einzige, der draufzahlt.